Dematerializzazione e digitalizzazione: come cambia la burocrazia

La strada verso la completa dematerializzazione della documentazione che caratterizza l’attività di imprese, aziende, professionisti è ancora lunga, ma notevoli progressi sono già stati fatti. Il processo di digitalizzazione procede a grandi passi, è irreversibile e coinvolge di conseguenza anche tutti gli attori della filiera impiantistica, dalla produzione alla messa in opera.

Cos’è la dematerializzazione?

La dematerializzazione è un’attività informatica applicata consistente nella realizzazione di qualsiasi documento esclusivamente – o prioritariamente – in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata all’eliminazione della precedente versione cartacea degli stessi documenti. Nel linguaggio corrente la dematerializzazione ha assunto un significato più ampio e comprende il processo di rinnovamento delle attività giuridiche ed in particolare della Pubblica amministrazione, che si evolvono verso l’abbandono delle carte creando i documenti giuridici direttamente in forma elettronica. In ambito giuridico, la dematerializzazione dei documenti è il processo mediante il quale gli atti transazionali (compravendite, incassi, pagamenti, assunzione o assolvimento di obbligazioni, ecc.) tra due o più soggetti e, in generale, quelli riguardanti la formazione di documenti rilevanti sotto il profilo giuridico, si realizzano senza altro supporto che quello informatico e/o telematico per l’acquisizione degli elementi costitutivi, l’elaborazione, l’archiviazione, il trasporto e la conservazione, con pieno valore tra le parti e verso i terzi.

Il risultato è una stringa digitale che soddisfa i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico nominato (per esempio, la “fattura elettronica”) o, in termini più estesi, le convenzioni stabilite dalla comunità nella quale il documento assume pieno valore. Il documento dematerializzato è considerato da taluni esperti il nuovo modello della società dell’informazione e rappresenta una rilevante discontinuità nella struttura dei rapporti interpersonali e sociali, le cui conseguenze sono al momento solo in parte evidenti (riduzione degli oneri di processo, maggiore trasparenza, maggiore velocità nel perfezionamento delle operazioni di cui il documento costituisce espressione, integrabilità con altre filiere cui esso è concatenato). Nella sostanza, la dematerializzazione dei documenti implica lo svolgimento di un processo che per migliorare le funzioni tipiche dei documenti basati su supporti materiali e convenzioni applicabili in via analogica tradizionale, adotta le tecnologie dell’informazione e della comunicazione e le regole tecniche pro-tempore accettate nella società presso cui i documenti assumono valore. Di seguito alcuni esempi di processi legati al concetto di dematerializzazione delle attività.

E-government: digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

L’Amministrazione digitale, detta anche e-government, è il sistema di gestione digitalizzata della pubblica amministrazione, il quale – unitamente ad azioni di cambiamento organizzativo – consente di trattare la documentazione e di gestire i procedimenti con sistemi informatici, grazie all’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, allo scopo di ottimizzare il lavoro degli enti e di offrire agli utenti (cittadini ed imprese) sia servizi più rapidi, che nuovi servizi, attraverso – ad esempio – i siti web delle amministrazioni interessate.

Documento digitale

Un documento digitale è un documento creato attraverso un’elaborazione elettronica, di qualsiasi contenuto espresso originariamente come testo, immagine o filmato analogico. Il termine digitale indica che tale rappresentazione è di tipo numerico, ovvero che la grandezza fisica su cui si basa assume valori numerici discreti. Un documento digitale contiene informazione codificata con un linguaggio convenzionale in bit, memorizzata in modo permanente su un determinato tipo di supporto fisico (disco rigido o compact disc). La documentazione digitale è una rappresentazione astratta e numerica della realtà sensoriale.

Fattura elettronica

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale. Nello specifico con l’espressione “fatturazione elettronica” si intende il processo con cui si gestisce emissione, invio, tenuta e conservazione digitale del documento di fatturazione. Tale processo si ispira sostanzialmente a tre principi: dematerializzazione (esclude il formato cartaceo), integrità e collaborazione nella relazione cliente-fornitore. La fattura elettronica consiste in un documento elettronico prodotto secondo degli standard tecnici definiti, il cui contenuto deve essere immutabile nel tempo e non alterabile, quindi certificabile; è il solo tipo di fattura accettata dagli enti della Pubblica amministrazione che, secondo le disposizioni di legge, sono tenuti ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

Lettore multimediale

Un lettore multimediale (anche riproduttore multimediale) è un software per l’esecuzione di file multimediali. La maggior parte dei lettori multimediali supporta vari formati, includendo sia file audio e file video. Con la progressiva diffusione dei dispositivi hardware domestici per la memorizzazione digitale di file multimediali da diversi tipi di sorgente, e la riproduzione attraverso diversi standard di connessione e schermi, il termine “lettore multimediale” indica anche il relativo hardware specializzato.

Digitalizzazione

La digitalizzazione è il processo di conversione che, applicato alla misurazione di un fenomeno fisico, ne determina il passaggio dal campo dei valori continui a quello dei valori discreti. Tale processo viene oggi comunemente sintetizzato nei termini di passaggio dall’analogico al digitale nell’audio, video, immagini e testo.

La misurazione della temperatura tramite un termometro o la rappresentazione di un suono tramite il tracciamento di onde sono esempi di grandezze di tipo analogico, in quanto i valori che possono essere assunti sono infiniti. L’operazione comporta una perdita di informazioni, che però in alcuni casi è accettabile in quanto si guadagna in semplicità di rappresentazione o in altri casi non è comunque percepita.

Nel campo dell’informatica e dell’elettronica, con digitalizzazione si intende il processo di trasformazione di un’immagine, di un suono, di un documento in un formato digitale, interpretabile da un computer, dove per formato digitale si intende un codice binario in cui tutto è rappresentato da combinazioni di zero o uno, quindi da stati del tipo acceso/spento. Un disco in vinile su cui è registrata una canzone rappresenta un esempio di riproduzione analogica di un suono; la stessa canzone riprodotta tramite un computer ne rappresenta il formato digitale. Nel campo delle telecomunicazioni invece il termine indica il passaggio dalle tecnologie a trasmissione analogica a quelle a trasmissione digitale. Rispetto a quest’ultimo punto è bene chiarire la differenza che esiste tra dematerializzazione e digitalizzazione.

Dematerializzazione

Per dematerializzazione si intende come quel procedimento attraverso il quale si converte un documento cartaceo in un documento elettronico mantenendone inalterato il valore giuridico e probatorio. La digitalizzazione invece è la produzione ex novo di documenti originali direttamente in digitale: un fenomeno sistemico più che una procedura, in grado di imboccare la strada della modernizzazione delle infrastrutture e portare il tutto ad una comunicazione autenticamente innovativa.

Qui sta probabilmente la differenza sostanziale tra i due processi: la digitalizzazione nel settore utility non è tanto un fenomeno tecnologico quanto un cambiamento della prospettiva di business, che mira a riportare il cliente al centro della comunicazione.

La dematerializzazione, dunque, sostituisce documenti cartacei con documenti digitali i quali che, nella stragrande maggioranza dei casi, vengono poi conservati direttamente in quel formato. Il documento finale che risulta dalla dematerializzazione, per poter essere considerato equivalente ed equipollente alla sua copia analogica, deve possedere gli stessi requisiti legali – rispetto a una normativa di riferimento – del documento cartaceo di partenza. Concludendo, la dematerializzazione è la procedura che porta alla conservazione sostitutiva digitale di un documento dotato di valore giuridico.

Archivi dematerializzati: il punto di partenza della trasformazione digitale

Una gestione avanzata dei dati è infatti fondamentale per le aziende, che possono sfruttare il patrimonio di conoscenze accumulato per sperimentare, estrarre insight utili e prendere le decisioni più adeguate in un’ottica di ottimizzazione continua di prodotti e servizi. La dematerializzazione contribuirà alla creazione e all’arricchimento di archivi digitali sempre più completi e strutturati. In un futuro prossimo le aziende che avranno già implementato iniziative di dematerializzazione potranno sfruttare questi archivi in azioni sinergiche con le tecnologie più evolute, come cloud, intelligenza artificiale, dispositivi mobile. In un archivio digitale, infatti, i documenti sono resi disponibili in una forma che consente analisi e interpretazioni attente, accurate, circostanziate:

– sono dematerializzati conformemente a criteri rigorosi e assolutamente compliant;

– sono ordinati e categorizzati secondo le logiche più appropriate rispetto all’obiettivo di business.

Dematerializzazione documenti: i vantaggi per i professionisti

Vediamo quali sono gli altri vantaggi di un business caratterizzato da un processo di dematerializzazione.

1. Migliore comunicazione con il cliente

Gli archivi di documenti dematerializzati e digitali possono essere sfruttati a diversi livelli, con una profondità e una articolazione fino ad ora inconcepibili.

2. Modelli di lavoro più flessibili

La dematerializzazione sembra essere la chiave per l’adozione di modelli di lavoro più flessibili, maggiormente in linea con un rapporto tra vita privata e vita professionale più equilibrato: le aziende più dematerializzate sembrano infatti meglio attrezzate, sia in termini di strumenti tecnologici sia a livello di cultura istituzionale condivisa, nell’adottare cloud e mobile per diventare più agili.

3. Maggiore sostenibilità

Quasi tre imprese su quattro prevedono che entro il 2030 la loro elettricità proverrà da fonti rinnovabili e se la scelta di “energie pulite” è un eccezionale driver di cambiamento per tutte le imprese digitalizzate, nel caso delle organizzazioni che si occupano di luce, acqua, gas, rifiuti è un imperativo. Le tecnologie digitali – e la dematerializzazione tra queste costituisce una sorta di passaggio inaugurale – hanno il potenziale per ridurre la necessità di materiale fisico, sostituendolo con servizi e prodotti digitali.

4. Digitalizzazione dei documenti: risparmio economico, di tempo e più facile condivisione

Passare dal cartaceo al digitale permette innanzitutto di evitare l’utilizzo (spesso lo spreco) di un’enorme mole di carta. I documenti stampati occupano molto spazio, con costi di gestione e di personale che possono essere anche molto elevati. Senza pensare poi al tempo perso nella ricerca di un particolare file tra i faldoni degli archivi o di una informazione specifica all’interno di un singolo documento cartaceo…

Dematerializzazione dei documenti d’impianto

Tutti questi vantaggi che la dematerializzazione permette di ottenere, si traducono per le utility in un forte risparmio economico e di tempo, quindi in una maggiore efficienza, con una ricaduta positiva e immediata in termini di produttività e marginalità. Ovviamente questi vantaggi sono innegabili nella gestione aziendale ordinaria e sono applicabili in tutti i settori. A livello impiantistico il fenomeno interessa soprattutto la gestione della documentazione tecnica legata alle varie fasi di realizzazione dell’impianto. A partire da tutto ciò che è legato alla scelta del prodotto da utilizzare ed ai suoi relativi accessori, i documenti necessari e gli strumenti di selezione sono infatti tutti in formato digitale e spesso usufruibili da remoto con l’accesso ad un cloud. Anche tutta la documentazione e le informazioni legate all’installazione ed all’avviamento sono da tempo nativi in formato digitale. La formazione tecnica delle reti di assistenza è fruibile in formato digitale e parecchie sessioni formative sono effettuate on line.

Sempre on line sono utilizzabili parecchi tutorial che illustrano svariati tipi di operazioni da eseguire sui prodotti in termini di configurazione, avviamento ed eventuali riparazioni. La gestione e la manutenzione degli impianti sono affidati da tempo a gestioni da remoto che si avvalgono di procedure e supporto digitale fruibile on line per velocizzare al massimo gli interventi necessari alla diagnosi e al ripristino di eventuali malfunzionamenti. Il crescente bisogno di interconnessione tra tutti i player del mercato favorisce sempre di più il processo di dematerializzazione nel settore, favorendo la comunicazione tra le aziende e i loro partner. La gestione degli avviamenti, ad esempio, può essere eseguita parzialmente in remoto, la presenza del personale specializzato si rende necessaria solo quando servono regolazioni ed aggiustamenti da fare localmente. Sostanzialmente il settore si sta digitalizzando ed evolvendo in tal senso, restano però ancora parecchie operazioni e procedure che ancora devono essere eseguite in presenza.