Coronavirus: le aziende ripartono con lo smartworking

Smartworking è una delle parole d’ordine di queste ore per le imprese che vogliono evitare lo stop delle attività a causa dell’emergenza sanitaria per il nuovo Coronavirus. Ecco alcuni consigli per chi affronta un periodo di lavoro a distanza suggeriti dalla società di consulenza Methodos che ha stilato un vademecum per i capi e per i lavoratori che si trovano per la prima volta a sperimentare il lavoro agile. «Per le aziende e per i dipendenti sarà un cambiamento culturale».

Nelle regioni più colpite dal contagio si cerca di limitare al massimo gli spostamenti, mentre uno dei decreti attuativi del DL 23 febbraio 2020 n. 6 facilita l’adozione del telelavoro (come sperimentato su scala più piccola per il crollo del ponte Morandi), già diffuso in moltissime aziende il ricorso al lavoro agile. «Questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento»: afferma Alessio Vaccarezza, CEO di Methodos Italia, società di consulenza specializzata nell’accompagnare le imprese nei processi di change management assieme a Digital Attitude e Accompany, due startup focalizzate sulla digital transformation. «Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro e molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo – prosegue Vaccarezza –. Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smartworking dovrà fare qualche sforzo in più».

Per attuare forme di lavoro agile in modo efficace, prevedendo i possibili intoppi e preparando dipendenti e management a lavorare in modo nuovo, Methodos ha stilato una serie di consigli rivolti sia ai lavoratori, che magari si trovano a fare smartworking per la prima volta nella vita, sia ai capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i propri dipendenti. «Delega e fiducia sono i concetti più importanti per chi ha un ruolo dirigenziale – spiega Giuseppe Geneletti, Head Smart Working di Methodos –.Chiarire gli obiettivi, valorizzare i risultati raggiunti e responsabilizzare sono le azioni chiave per impostare un progetto di smartworking vincente. Occorre poi fare degli sforzi in più sul fronte della pianificazione e schedulare specifici momenti di confronto con le persone del team: meglio in video che con una semplice telefonata».

Per i lavoratori, invece, la sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio. I consigli di Methodos sono cinque:

1)      Stabilire gli orari indicando i momenti di inizio e fine del lavoro. Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l’allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere».

2)      Vestirsi come se si andasse in ufficio anche se non è necessario essere troppo formali, cambiare abbigliamento però è molto importante per concentrarsi.

3)      Fare delle pause e spostarsi anche a casa, avere la sensazione di iniziare la propria giornata e quando si prende una pausa bisogna davvero staccare. Per questo il consiglio è di allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro per liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno.

4)      Organizzare gli spazi quindi avere una scrivania libera dal disordine, con elementi facilmente individuabili e uno spazio adeguato all’attività. Sono elementi  importanti per aumentare la produttività e rimanere concentrati mentre si lavora ai vari progetti.

5)      Disconnettersi dalla vita digitale in quanto a casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono sempre in agguato. Per sfruttare al meglio il tempo è bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso i tool che ne limitano l’utilizzo.

Prima dei meeting digitali

• Assicurarsi che tutti i partecipanti siano collegati/collegabili, condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi.
• Evitare le distrazioni  e non affrontare un numero eccessivo di argomenti.

Durante chiamate e videoconferenze

• Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).
• Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività.
• Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione.
• Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie.
• Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta, ovvero parlare uno alla volta e un pò più lento del normale, dicendo sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi.
• Avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.